Kako ideje sa terena stižu do vrha: od predloga zaposlenog do sistema za kontinuirano unapređenje

Najbolje ideje u organizaciji često dolaze od ljudi koji su najbliže poslu. Oni svakodnevno vide gde postoje problemi, šta može da bude jednostavnije, gde se gubi vreme ili šta bi moglo da funkcioniše bolje.

Problem je što između te ideje i osobe koja može da donese odluku često ne postoji jasan put.

Upravo to smo želeli da rešimo kroz projekat LOGOS Ideja za poboljšanje u firmi Logos Trgovine Niš i nazvali smo je skraćeno LIP ideja.

Koncept nije nov. U osnovi je Lean pristup kontinuiranom unapređenju, koji je Toyota razvijala kroz uključivanje zaposlenih u svakodnevno unapređivanje procesa. Ono što je nama bilo važno nije bilo da preuzmemo gotov model, već da vidimo kako taj princip može da funkcioniše u manjoj organizaciji.

Kako smo postavili proces?

Prvo smo menadžmentu i liderima predstavili način na koji će se ideje prikupljati i obrađivati i ušli u proces.

Kreirali smo sistem da zaposleni danas mogu da prijave ideju direktno sa telefona, skeniranjem QR koda. Forma je napravljena tako da od njih traži samo informacije koje su potrebne za početnu procenu: ko je predložio ideju, kakvo je trenutno stanje, koji problem se rešava i na šta bi promena mogla da utiče.

Nije nam bio cilj da napravimo još jedan komplikovan obrazac koji će zaposlene odvraćati od prijavljivanja ideja.

Ali forma je samo ulaz u proces.

Kada zaposleni pošalje predlog, ideja automatski ulazi u bazu i nadređeni dobija obaveštenje da je stigla nova ideja. On je pregleda, ocenjuje i odlučuje da li ideja ima smisla za dalju obradu.

Ako je odobrena, prelazi na menadžment, gde se donosi odluka o realizaciji i finansijskom benefitu za zaposlenog.

Na kraju meseca taj benefit se evidentira kroz sistem, zajedno sa ostalim podacima o idejama, tako da menadžment ima pregled celog procesa.

Zašto smo automatizovali proces?

Ovde je nastao drugi deo projekta.

Nismo želeli da napravimo digitalnu formu, a da nakon nje neko mora ručno da prepisuje podatke u tabele, šalje mejlove, proverava statuse i pravi izveštaje.

Zato je proces povezan kroz automatizaciju.

Ideja ulazi u bazu → nadređeni dobija obaveštenje → ideja se ocenjuje → odobrena ideja ide na sledeći nivo → evidentira se odluka i benefit → podaci ulaze u izveštaj.

Direktor tako na jednom mestu može da prati pristigle ideje, njihov status, odluke i finansijske efekte.

Time smo administraciju koja prati proces sveli na minimum, a informacije učinili dostupnom onima koji donose odluke.

Sistem mora da bude vidljiv zaposlenima

Tehničko rešenje je jedan deo projekta. Drugi je način na koji će zaposleni taj sistem doživeti.

Zato smo osmislili i vizuelni deo inicijative - od QR nalepnica koje se nalaze na mestima dostupnim zaposlenima, do načina na koji je sam proces predstavljen.

To možda deluje kao mali detalj, ali kod ovakvih sistema upravo takve stvari određuju da li će nešto ostati samo proces u dokumentaciji ili će zaista postati deo svakodnevnog rada.

Šta sada testiramo?

Za sada ne tvrdimo da smo pronašli univerzalno rešenje.

Upravo suprotno - ovo je sistem koji sada zajedno sa Logos Trgovinama testiramo i unapređujemo kroz njegovu stvarnu primenu.

Pratićemo koliko ideja stiže, kakve su, koliko ih prolazi kroz proces, koje se realizuju i kakav benefit donose.

Na osnovu toga ćemo dalje menjati i sam proces.

Jer cilj nije napraviti Lean sistem zato što „tako treba“.

Cilj je napraviti način rada koji odgovara konkretnoj organizaciji, koji zaposleni zaista koriste i koji menadžmentu daje informaciju na osnovu koje može da donese odluku.

Od QR koda do odluke menadžmenta - napravili smo put kojim ideja zaposlenog može da prođe kroz celu organizaciju.

To je ono što kroz IMS Partner radim sa organizacijama: pretvaramo dobre ideje i potrebe iz svakodnevnog rada u konkretne, funkcionalne procese.