Šta radimo pre nego što poslovni sistem postane aplikacija?

Trenutno radim na projektu čiji je krajnji cilj razvoj internog digitalnog rešenja. Prvi korak, međutim, nije bio razvoj aplikacije, već pregled načina na koji se podaci danas vode i koriste. Firma ima više operativnih lokacija, postojeće Excel i Google Sheet tabele, deljene foldere i veliki broj evidencija koje su nastajale u skladu sa potrebama različitih delova poslovanja. Podaci, dakle, postoje i koriste se svakodnevno, ali nisu dovoljno povezani da bi se iz njih brzo dobila šira slika.

Konkretno, različite lokacije vode svoje podatke o dobavljačima, materijalu, opremi i drugim operativnim stvarima. Struktura tabela može biti slična, ali način na koji se informacije vode nije uvek isti. Dokumentacija se nalazi u deljenim folderima, ali nije organizovana tako da sa jednog mesta mogu da otvorim pregled, izaberem šta mi je potrebno i odmah dođem do odgovarajućeg dokumenta ili baze. Kada je potrebno analizirati podatke iz više delova poslovanja odjednom, prvo ih treba pronaći, prikupiti, spojiti i uskladiti, a tek onda počinje sama analiza.

Projekat smo zato započeli praćenjem puta informacije kroz firmu. Prvo sam sa menadžmentom prošla kroz planove za naredni period, informacije koje su im potrebne za donošenje odluka i ono što očekuju od budućeg digitalnog sistema. Nakon toga sam analizirala postojeću sistematizaciju i dokumentaciju kako bih razumela formalnu strukturu organizacije, pozicije i odgovornosti, a zatim otišla u operativu da vidim kako isti sistem izgleda kada se zaista koristi.

Sa zaposlenima koji svakodnevno unose podatke prošla sam kroz konkretne tabele: šta unose, odakle dobijaju informaciju, gde je upisuju, kome je dalje šalju, šta moraju da prepisuju i šta im trenutno oduzima najviše vremena. Važan deo tih razgovora bili su i njihovi predlozi za poboljšanje, jer ljudi koji svakodnevno koriste određenu evidenciju vrlo često već znaju šta im nedostaje. Nakon toga sam provela vreme i sa administracijom koja podatke prima i dalje obrađuje, kako bih isti proces sagledala sa druge strane.

Tek kada smo povezali te informacije, počela je da se vidi arhitektura budućeg sistema. Sada definišemo koji podaci treba da budu centralni i da se unose samo jednom, šta mora da ostane zasebna evidencija, koje informacije treba povezati i kako iz operativnih podataka automatski doći do sumiranog pregleda za menadžment. Ideja je da taj završni nivo ne bude samo još jedan izveštaj, već mesto iz kojeg mogu da se rade analize, poređenja, simulacije i planiranje budućeg perioda.

Paralelno sa podacima sređujemo i arhitekturu dokumentacije. Definišemo logiku foldera, povezujemo dokumente koji se koriste u različitim delovima procesa i određujemo nivoe pristupa. Zaposleni koji radi sa jednom grupom podataka treba jednostavno da dođe do onoga što mu je potrebno za rad, dok određene funkcije imaju pristup širem nivou informacija. Cilj je da čovek ne mora da zna u kom folderu je neko pre dve godine odlučio da sačuva dokument, već da sistem vodi do informacije.

Google Sheet nam u ovoj fazi služi kao praktičan način da ovu logiku napravimo i testiramo u realnom radu. Standardizujemo strukturu, proveravamo šta zaposlenima odgovara, menjamo ono što u praksi ne funkcioniše i postepeno povezujemo pojedinačne evidencije u celinu. Na taj način istovremeno gradimo sistem i uključujemo ljude koji će ga kasnije koristiti, pa promena ne dolazi odjednom tek kada se pojavi nova aplikacija.

Kada ova faza bude završena, zahtev za razvoj interne aplikacije biće mnogo konkretniji. Znaćemo koje module treba da ima, koji podaci ulaze u svaki od njih, odakle dolaze, kako se povezuju, ko ima koji nivo pristupa i kakav izlaz treba da dobije menadžment. Programiranje tada postaje digitalizacija već definisane i testirane arhitekture poslovanja.

Mislim da je upravo ovaj korak posebno važan danas kada sve više manjih i srednjih firmi razmišlja o automatizaciji i AI-ju. Tehnologija može značajno da ubrza posao, ali njen rezultat zavisi od onoga na šta je postavimo. Ako isti podatak postoji u nekoliko nepovezanih baza, ako nije jasno koja je glavna evidencija i ako različiti delovi firme isti proces vode na različite načine, prvo treba povezati taj sistem.

Aplikacija, automatizacija i AI mogu da budu odličan krov. Na ovom projektu trenutno radimo na tome da ispod tog krova postoji dobar temelj.