Sistematizacija radnih mesta nije samo spisak poslova

U mnogim firmama postoji sistematizacija radnih mesta. Postoje nazivi pozicija, opisi poslova i odgovornosti. Dokument postoji, ali kada se pojavi konkretna situacija, ponovo se postavlja isto pitanje: „Ko je za ovo zadužen?“

Kada uloge nisu dovoljno jasno definisane, isti zadatak može raditi više ljudi, neki korak može ostati između dve pozicije, a odluka se može nepotrebno vraćati na menadžera.

Zato sistematizaciju ne treba svesti samo na spisak zadataka. Potrebno je definisati šta svaka pozicija radi, za šta odgovara i kako je povezana sa ostalim pozicijama.

Sistematizacija nije isto što i organizaciona šema (Org chart)

Ova dva dokumenta imaju različitu svrhu.

Organizaciona šema (org chart) prikazuje strukturu firme - ko je kome direktno nadređen i kroz koje linije ide formalno izveštavanje.

Sistematizacija radnih mesta detaljnije opisuje same pozicije: njihov naziv, svrhu, ključne zadatke, odgovornosti, potrebne kompetencije i druge uslove koji se vezuju za određeno radno mesto.

Zato se iz sistematizacije ne može nužno videti kompletna linija direktnih nadređenih. Za to služi organizaciona šema.

U praksi su potrebna oba prikaza: jedan pokazuje strukturu, a drugi sadržaj i odgovornosti radnih mesta.

Šta treba definisati za svaku poziciju?

Kod izrade ili izmene sistematizacije korisno je proći kroz nekoliko konkretnih pitanja:

1. Koji su ključni zadaci pozicije? Šta osoba na toj poziciji svakodnevno treba da radi?

2. Za šta je odgovorna? Koji rezultati i aktivnosti su direktno u njenoj odgovornosti?

3. Koje odluke donosi samostalno? Šta može da reši bez dodatnog odobrenja i kada mora da uključi nadređenog?

4. Sa kim sarađuje? Od kojih pozicija dobija informacije i kome ih prosleđuje?

5. Ko je menja u slučaju odsustva? Ko preuzima ključne obaveze kada osoba nije prisutna?

Ova pitanja su posebno važna kod pozicija koje su povezane sa više sektora ili učestvuju u više procesa.

Problem najčešće nastaje između pozicija

Na primer, jedan zaposleni prima zahtev, drugi ga obrađuje, treći proverava, a četvrti odobrava.

Ako su definisani samo pojedinačni opisi poslova, i dalje može ostati nejasno: ko je odgovoran za ceo zadatak, ko donosi konačnu odluku, ko treba da prosledi informaciju, šta se dešava ako jedan korak nije urađen, i kome se problem eskalira.

Zato se kod sistematizacije ne posmatra samo svako radno mesto pojedinačno. Posmatraju se i veze između pozicija i njihova uloga u procesu rada.

Kako prepoznati da postoje nejasnoće u ulogama?

Neki od najčešćih pokazatelja su: zaposleni često pitaju ko treba da uradi određeni zadatak, dva zaposlena rade isti posao, zadaci ostaju nezavršeni jer se očekuje da ih uradi neko drugi, menadžer mora svakodnevno da raspoređuje poslove, odluke se nepotrebno vraćaju na viši nivo, odsustvo jedne osobe zaustavlja deo procesa, novi zaposleni dugo uče ko je za šta zadužen, i odgovornost za isti rezultat podeljena je između više pozicija, ali nije jasno definisana.

U tim situacijama nije uvek problem u ljudima. Često je problem u tome što uloge nisu dovoljno jasno postavljene.

Šta je rezultat dobre sistematizacije?

Cilj nije da se napravi što duži opis radnog mesta.

Cilj je da za svaku poziciju postoji jasan odgovor na nekoliko osnovnih pitanja:

Šta radim?

Za šta odgovaram?

O čemu odlučujem?

Sa kim sarađujem?

Kome se obraćam kada je potrebna odluka?

Ko preuzima moj posao kada nisam tu?

Kada su ovi odgovori jasni, lakše je organizovati posao, uvesti novog zaposlenog, delegirati zadatke i utvrditi odgovornost kada dođe do problema.

Zato sistematizacija nije samo dokument koji opisuje radna mesta. Ona je jedan od elemenata na kojima se gradi način rada firme.