Šta je zapravo IMS i zašto se moja firma zove IMS Partner?

U firmama se sistem često primeti tek kada počne da nedostaje. Kada osoba koja „sve zna“ ode na odmor, kada niko ne zna gde je poslednja verzija dokumenta, kada se isti podatak nalazi u nekoliko različitih fajlova ili kada se za svaki problem ponovo pita ista osoba. Tada postaje jasno da firma ima mnogo informacija, ali nema sistem koji ih povezuje.

Integrated Management System (IMS) za mene upravo to znači - povezivanje procesa, odgovornosti, dokumentacije i informacija sa načinom na koji firma zaista radi. Ne znači pravljenje još procedura i foldera, već uređivanje onoga što već postoji tako da ljudi mogu lakše da rade i da firma manje zavisi od pojedinaca.

Na primer, firma može imati desetine foldera na Google Drive-u u kojima se nalaze svi potrebni dokumenti, ali su oni razbacani, različito organizovani i često nije jasno šta je aktuelno. Umesto da pravimo još jedan folder, možemo napraviti IMS interface koji postojeće informacije objedinjuje na jednom mestu i zaposlenom omogućava da brzo pronađe ono što mu je potrebno.

Isto radim i sa procesima. Nije dovoljno da napišemo kako bi proces trebalo da izgleda. Potrebno je razumeti kako se posao zaista obavlja, ko u njemu učestvuje, od koga dobija informacije, gde nastaju problemi i šta ljudima svakodnevno otežava rad. Zato u svom radu koristim i IMS Organizational Discovery, svoje interne alate na osnovu kojih prikupljam informacije o trenutnim procesima, a zatim ih zajedno analiziramo sa internim timovima.

Na taj način sistem ne nastaje iz kancelarije konsultanta, već iz stvarnog načina rada organizacije. Tek kada spojimo ono što je zapisano, ono što se zaista radi i ono što ljudi koji rade posao prepoznaju kao problem, možemo da napravimo sistem koji ima smisla i koji će se zaista koristiti.

A zašto baš IMS Partner?

IMS je skraćenica za Ivana Mikuljanac Systems, ali istovremeno predstavlja i Integrated Management System. To nije bila slučajna igra reči. Godine rada u velikim sistemima naučile su me da procesi, odgovornosti i način rada moraju biti dovoljno jasni da posao ne zavisi od jedne osobe. Danas taj način razmišljanja prenosim u firme koje žele da svoje poslovanje urede, povežu i kontinuirano unapređuju.

Zato IMS Partner nije zamišljen kao neko ko dolazi da „sredi dokumentaciju“, već kao partner koji zajedno sa firmom gradi sistem koji odgovara njenom načinu rada i koji ljudi mogu da koriste svakog dana.

Jer sistem nije ono što stoji u dokumentu. Sistem je način na koji firma funkcioniše kada se ljudi, posao i okolnosti promene.